Муза и KPI. Творческий тайм-менеджмент для фрилансеров

За последний год самое важное, что повлияло на мой профессиональный рост и рост доходов — это новая система планирования. Не ущемляя мою творческую натуру, она позволила успевать гораздо больше и по проектам, и вообще по жизни: в свой плотный график я каким-то образом добавила занятия вокалом, английский, создание студии, регулярное чтение удивительных объемов литературы и посещение вебинаров.

В этой статье я кратко изложу основные принципы системы творческого тайм-менеджмента, основанного на принципе «управление по целям».

Сколько можно?

Вы задумывались, сколько денег НЕ зарабатывают фрилансеры только потому, что не сумели организовать свое время? Пробовали посчитать: 2 дня тупил, за 2 часа текст написал, заработал 40 долларов — а если бы все два дня каждые 2 часа по 40 долларов?

А сколько нервов тратится на попытки «начать с понедельника» идти четко по плану, а потом на обвинение себя за очередной провал?

Многие считают, что запланировать творческий процесс невозможно. Не приходит, мол, муза по расписанию. Да и вообще фрилансеру дома сложно себя организовать.

И это мнение укрепляется после попытки ввести какую-нибудь жесткую систему тайм-менеджмента. У меня, например, тщательно составленный список дел по часам вызывал дикий приступ прокрастинации.

Но все мы понимаем, зачем нужно управление временем

  • Повышение дохода
  • Рост профессионализма: отслеживать рост, оценивать и ускорять, управлять своей карьерой
  • Улучшение конкретных навыков: поставил цель – отследил – научился
  • Больше радости от жизни! Убрать чувство вины, «неудачника» или «недоработки»
  • Крепче держать руль: управлять собой и своей жизнью. Если знаете, где барахлит — можете починить (правильный диагноз — половина лечения).

«Наука начинается там, где начинаются измерения»

Там же начинается эффективность и реальный профессиональный рост! Так давайте измерим, взвесим и получим результаты!

Какой должна быть система планирования для творческой личности?

Мои критерии:

  • миссия — удовольствие от жизни! Тайм-менеджмент должен помогать делать все лучше и радоваться больше, а не дрожать над каждой не туда потраченной минуткой
  • точность и системность
  • простота учета: не 45 таблиц
  • ясность: система улучшает понимание, что и почему происходит
  • результативность: повышаются доходы, профессионализм, скорость — то есть выполняются жизненные задачи

В предлагаемой мной системе единственный обязательный документ — таблица на 1 странице А4, которая заполняется раз в месяц. И главный результат — ощущение полноты жизни: «все, что я делаю — ведет к целям».

На что я опиралась при разработке

  • Знания, полученные на курсах «Формирование Личности» акад. Миание М.Ю. Это комплексный подход к изучению человека и всех сфер жизни, который помогает постоянно расти и развиваться.
  • Принципы KPI — ключевых показателей эффективности, разработанных для оптимизации управления предприятиями. Этот подход еще называют «управление по целям».

В чем суть системы творческого тайм-менеджмента

1. Всё определяют цели: ориентируемся на них и идем к ним, отмечаем сделанные шаги.

2. Цели четкие, маршрут свободный: есть простор для творчества и подвига.

3. Идем к целям по всем сферам жизни: тогда они — союзники, а не выбивающие факторы

4. Измеряем то, что хотим улучшить, чем хотим лучше управлять, а не все-все-все подробности. По индивидуальным показателям.

Творческий тайм-менеджмент общая таблица

Этап 1. Постановка целей

Берем то, чем хотим лучше управлять (чистку зубов в задачи добавлять не надо).

Три типа целей:

  • уже идет процесс, надо улучшить
  • решение проблемы, которая постоянно откладывается
  • осуществить мечты, до которых не доходили руки

Постановка целей и задач по копирайтингу: новые и объемные задачи пишем в отдельной строчке, типичные и маленькие по весу — группируем по несколько на одну строчку. В идеале у каждой задачи должен быть «вес», но для упрощения мы принимаем, что каждая полочка выдерживает одинаковый вес, скажем, 5 кг задач. 🙂

Поэтому на одну полочку я кладу большой стандарт обслуживания клиентов, объемный документ (и оплата за него соответствующая). А на другую полочку кладу «статьи для сайта N»: я точно не знаю, сколько их будет, 3 или 5, но они небольшие, я их уже писала — чисто субъективно несколько таких статей по нагрузке равны одному сложному большому документу. И неважно, что вес может быть слегка разный. Здесь имеет значение только ваша субъективная оценка! Ведь это ваше ощущение — сложно или легко сделать определенную работу, ваше состояние радости и счастья от выполнения задачи.

Обязательно планируем отдых! Прокрастинация — это не отдых! Это изнывание под топором дедлайна, когда «и делать не могу, и плюнуть не могу». Человек в это время не работает, но и не расслабляется, просто прожигает время и нервы.

Определяем цели по остальным сферам жизни: что вы хотите сделать в течение месяца для своего личного и профессионального развития, для других людей (участие в общественных проектах или другие самые важные дела) и так далее. В таблице показаны примеры целей по разным сферам жизни. Разумеется, на месяц в каждой сфере будет не две цели, а больше. Тут важно чувствовать меру и назначать себе объем задач по силам.

Определяем миссию на месяц: например, для начала — просто начать движение к целям. В миссии можно указать, на чем в этом месяце вы хотите сосредоточиться, сделать акцент (планомерность работы, настроение, обучение…), общий % выполнения всех целей, качественный результат — состояние бодрости (успевать работать и высыпаться), повышение своевременности.

Основные правила постановки целей хорошо описывает технология SMART.

Этап 2. Движение к целямТворческий тайм-менеджмент таблица движение к целям

Заполнили табличку? Повесьте ее на видном месте, чтобы созерцать каждый день.

Теперь спокойно живем и движемся к своим целям, находя тактические решения и соблюдая баланс по сферам жизни, отмечая ход движения на «беговой дорожке» (сделали шаг — поставили галочку, а также отметили выполнение датированных задач).

Этап 3. Перестройка перед финишной прямой

Раз в неделю, или по крайней мере за неделю до конца месяца окидываем взором картину и перераспределяем усилия.

На табличке хорошо видно, что вы, допустим, усиленно работали над текущими задачами, но немножко забыли про отдых и задачи стратегические. Самое время сместить точку приложения усилий. Ну и отдохнуть с полным правом!

Этап 4. Итоги и выводыТворческий тайм-менеджмент таблица  итоги

В конце месяца подводим итоги: отмечаем факт и % выполнения, вычисляем % выполнения задач по сферам и общий % выполнения поставленных целей за месяц. У сфер жизни в идеале должен быть вес (по правилам KPI), но для начала можно просто вычислять среднее значение, главное — вообще оценивать движение по всем сферам, вникнуть в детали можно при желании потом.

Важно видеть, что вы достигаете желаемого не в ущерб другим целям и сферам жизни. Кому нужен загнанный красноглазый папа/мама с кучей денег на карточке, если ребенок видит только его спину за компьютером? А если мама только с ребенком и носится, и все срывы дедлайнов им оправдывает — о профессионализме говорить не приходится.

Пишем выводы рядом с каждой задачей: где выполнено — «молодец!», или подробнее — благодаря чему справились, что полезное освоили, на что теперь можно опираться. Где не выполнено — честно пишем причину и методы исправления ситуации: что с этим будем делать дальше.

Индивидуальные показатели. Что измерять в творческой работе?

  • качество: нет правок, похвалили коллеги/наставник/редактор
  • своевременность (как итог: сдали вовремя)
  • организацию процесса (по частям, планомерно)
  • состояние, настрой: делали с удовольствием, радостью, умели себя включить
  • стоимость проектов (одно дело итоговая сумма за месяц, другое — насколько высоки ваши ставки, по которым вы смогли взять и качественно выполнить проекты)

Можно эти показатели отмечать значками, картиночками в поле «результат». Например, по настроению — солнышко или тучка. Что важно: вы можете отслеживать и отмечать только то, что вам действительно нужно! Если со своевременностью итак все в порядке — можете даже не писать дату планируемой и фактической сдачи проекта, поставили птичку при выполнении, и все. Зачем переводить чернила и пиксели? А вот если вы обычно работаете по принципу «неделю раскачивался, за последнюю ночь сделал и упал трупом» — тогда важно отмечать организацию процесса, удалось ли действовать более планомерно. По каждой задаче. Фактически тут может отражаться выполнение выбранной миссии — общее качество, индивидуальный показатель, который вы хотите улучшить в текущем месяце. Подробнее об индивидуальных показателях читайте в отдельной статье.

Несколько важных правил применения системы тайм-менеджмента

  1. Начинать с малого. Не анализировать и не прописывать часами все подробности, так можно остаться «на берегу», зависнув над непонятными деталями. Взяли табличку, заполнили хоть несколько строк — остальное допишете по ходу дела! Обязательно заполняем: цели (что, в чем выражается), призы, о которых будет сказано в правиле 2 (пишем их в той же таблице с отметкой «при условии» или заносим в таблицу на следующий месяц, также можно составлять списки призов и отмечать стрелочками путь к ним в отдельной тетрадочке с целями).
  2. Самомотивация реальными призами.

В чем проблема самомотивации: ты сам себе начальник, бухгалтер, супервайзер и контролер. Захотел — и выдал себе премию/пироженку, хотя не заслужил. И вся система мотивации полетела коту под хвост.

Выход: пироженки должны лежать на следующих полочках! Вы не можете их легко себе выдать. Все, что хочется, повышает настроение и можно легко выдать — записываем в «отдых» и выдаем себе регулярно, что улучшает радость от жизни и настрой на подвиги. А призами должны быть реальные результаты и достижения. Преимущество KPI в том, что вы эти призы увидели! Заполнили табличку и видите: вот конкретные результаты, которые вы сможете себе позволить, достигнув ближайшие цели. Поэтому важно правильно формулировать задачу, чтобы желанный приз был понятен и притягивал к себе, как магнит. Не «больше денег», а «куплю дубленку/новый монитор/турпоездку».  Не «перестать затягивать проекты, делать их быстрее», а «высвободить 10 часов на чтение следующих 3 романов Агаты Кристи / построение города в любимой онлайн-стратегии».

  1. Пути развития:
  • планер для ежедневных задач
  • тетрадь с целями жизни, глобальными и на год-два (тогда каждый месяц вы будете строить «домик» из будущего «города» — достижение отдельных целей и задач будет складывать в общую картину качественного роста по всем сферам жизни).

Выводы

Система творческого тайм-менеджмента — это такой поезд, благодаря которому вы с легкостью сможете играть в игру «дорисуй еще вагон»! То есть добавлять в свою жизнь все новые и новые интересные дела, для которых обязательно найдется время. Если паровоз запущен, вы удивитесь, сколько всего вы сможете успевать параллельно! Я: занимаюсь вокалом и английским языком, участвую в студии КВН, постоянно прохожу тренинги личностного роста, общественной деятельности уделяю 7-15 ч/нед, не забываю бег, веду занятия по написанию текстов, читаю 2-3 книги по бизнесу и продвижению в месяц и прохожу 3-5 вебинаров в месяц, а еще у меня сын школьник и юная студия, развитием которой нужно постоянно заниматься (сайт, блог, бизнес-процессы и так далее).

И главное, все чаще меня посещает ощущение «у меня на все хватает времени», «все идет по плану, я расту и достигаю целей». Уверена, скоро оно станет постоянной нормой жизни.

Чего и вам желаю!